Vanaf 1 januari 2015 worden alle vergoedingen en verstrekkingen aan een werknemer die op grond van zijn dienstbetrekking ontvangt als loon aangemerkt en zijn daarmee in principe belast. Voor zover een werknemer een vergoeding (in geld) of verstrekking (ter beschikkingstellen / loon in natura) ontvangt, kan deze vrijgesteld zijn onder de werkkostenregeling (hierna: “WKR”).

1.    Samenvatting

De hoofdlijnen van de WKR zijn:

• Alle vergoedingen en verstrekkingen zijn in principe belastbaar loon;
• onder de WKR gelden bepaalde gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.

Binnen de WKR kan een werkgever maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom (de vrije ruimte; kolom 14-loon) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. De werkgever zal deze vergoedingen en verstrekkingen in zijn administratie moeten opnemen als eindheffingsloon, maar hoeft de vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer in zijn loonadministratie vast te leggen.

De werkgever moet in de gaten houden of de vrije ruimte van 1,2% van de totale fiscale loonsom niet wordt overschreden (toetsing uiterlijk aan het einde van het kalenderjaar). Indien meer dan 1,2% van de totale fiscale loonsom wordt overschreden, betaalt de werkgever loonbelasting (eindheffing van 80%) over het meerdere of dient het meerdere te worden aangemerkt als ‘bruto salaris’ bij de werknemer. Deze belasting dient uiterlijk in de aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar (tussentijds afrekenen is toegestaan). Over 2015 zal derhalve uiterlijk in de aangifte over januari 2016 of over de eerste vierwekentermijn van 2016 de eindheffing over 2015 moeten worden aangegeven en worden afgedragen.

Indien een vergoeding wordt aangemerkt als gerichte vrijstelling of valt onder een nihilwaardering, zal deze geen invloed op de vrije ruimte hebben.

2.    Gerichte vrijstellingen

Een vergoeding, die onder een gerichte vrijstelling valt, gaat niet ten koste de vrije ruimte. Deze kosten mogen onder de WKR gewoon per maand via een vast bedrag aan een werknemer worden betaald (verkorte lijst met meest voorkomende vergoedingen):

• vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer:
  • abonnementen voor reizen met openbaar vervoer;
  • kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal EUR 0,19 per kilometer
  • losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer
  • zakelijke reizen met de fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke: maximaal EUR 0,19 per kilometer
• kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden
• cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk
• maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke
• gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
  Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur is gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:
  • ‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn werk naar het (redelijke) oordeel van de werkgever niet goed kan uitoefenen. (de werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening);
  • de werknemer de voorziening aan werkgever teruggeeft als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking;
    (Als de werknemer de voorziening niet aan werkgever teruggeeft, moet werkgever op dat moment de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen.)

Vaste kostenvergoedingen
U mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. zolang u maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. Voor de onderbouwing dient u ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

3.    Nihilwaarderingen

Binnen de WKR is alles wat u uw werknemer verstrekt of vergoedt voor zijn dienstbetrekking loon. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen op de werkplek in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze ‘nihilwaarderingen’ gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte. De nihilwaardering geldt niet voor voorzieningen en verstrekkingen voor de werkplek in het eigen huis van uw werknemer.

Voor de volgende soorten loon in natura geldt een nihilwaardering (verkorte lijst met meest voorkomende vergoedingen):

• voorzieningen op de werkplek zoals gereedschappen, de (vaste) computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;
• de ter beschikking gestelde arbovoorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis
  Voor deze voorzieningen gelden bijzondere regels.
• consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
• ter beschikking gestelde kleding, die aan specifieke eisen voldoet.

4.    Gebruikelijkheidstoets

Bonussen kunnen onder voorwaarden worden ondergebracht in de vrije ruimte. Voorwaarde daarbij is dat de onderneming bonussen in het verleden ook onder de eindheffing liet vallen en dat de bonus niet ongebruikelijk hoog is. De gebruikelijkheidstoets geeft aan dat de omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet meer dan 30% mag afwijken van hetgeen gebruikelijk is. De belastingdienst beschouwt EUR 2.400 per persoon per jaar ieder geval niet als ongebruikelijk.

Wilt u meer weten over de werkkostenregeling en wat wij daarin voor u kunnen betekenen, laat dan hier uw gegevens achter of neem direct contact op met:

mr. L.J. Bouwer
Administratie- en Adviesburo Bouwer BV
telefoon: 078-6393777

[contact-form-7 id=”254″ title=”Contact”]